• Baskı Hacmi: Aylık baskı ihtiyacınıza göre, tavsiye edilen ve maksimum baskı hacmi uygun olan bir yazıcı seçmelisiniz. Düşük hacimli işler için giriş seviyesi bir yazıcı yeterli olabilirken, yüksek hacimli işler için daha dayanıklı bir model gerekebilir.
• Baskı Kalitesi: Fotoğraf baskıları veya grafik tasarımlar için yüksek çözünürlüklü yazıcılar tercih edilirken, basit metin belgeleri için daha düşük çözünürlüklü yazıcılar yeterli olabilir.
• Renkli veya Siyah-Beyaz Baskı: İşinizin ihtiyaçlarına göre renkli baskı yapabilen bir yazıcı mı, yoksa sadece siyah-beyaz baskı yapabilen bir yazıcı mı almanız gerektiğini belirleyin.
• Bağlantı Seçenekleri: Yazıcının Wi-Fi, USB, Ethernet gibi bağlantı seçenekleri sunması önemlidir. Kablosuz bağlantı, ağ üzerinden kolay kullanım sağlar.
• Fonksiyonlar: Yazıcının yalnızca baskı yapmasını mı istiyorsunuz, yoksa tarama, fotokopi ve faks gibi ek fonksiyonlara da  ihtiyacınız varsa çok fonksiyonlu yazıcılar bu ihtiyaçlar için uygun olabilir.
• Hız: Yazıcının baskı hızı, özellikle yoğun işlerde önemlidir. Yüksek hızda baskı yapabilen bir model, zaman kazandırabilir.
• Kağıt Kapasitesi: Yazıcının kağıt tepsisi kapasitesi, sık sık kağıt eklemek zorunda kalmamak için önemlidir. Büyük hacimli baskılar için geniş kağıt kapasitesine sahip yazıcılar tercih edilebilir.
• Toner ve Mürekkep Maliyeti: Yazıcının toner veya mürekkep kartuşu maliyetlerini göz önünde bulundurmalısınız. Uzun vadede ekonomik olan bir yazıcı seçmek bütçeniz için avantajlı olabilir.
• Desteklenen Medya Türleri: Yazıcının farklı kağıt boyutlarını ve türlerini ( fotoğraf kağıdı, etiketler vb.) destekleyip desteklemediğini kontrol edin.
• Dayanıklılık ve Servis Desteği: Yazıcının ne kadar dayanıklı olduğu, garanti süresi ve servis desteği de uzun vadede önemli faktörlerdir.
  Bu ihtiyaçlar doğrultusunda, işinize en uygun yazıcıyı seçebilirsiniz.

Aylık baskı hacmi, bir yazıcının bir ay içerisinde basabileceği sayfa sayısını ifade eder. Yazıcı ve fotokopi makinelerinde aylık baskı hacmi ikiye ayrılır:

• Tavsiye edilen aylık baskı hacmi: Cihazın en iyi performansı vermesi ve uzun ömürlü olması için ortalama bir ayda basılması gereken sayfa sayısıdır.
• Maksimum aylık baskı hacmi: Yazıcının bir ay içerisinde en fazla basabileceği sayfa sayısıdır. Bu, yazıcının teknik olarak basabileceği maksimum seviyedir. Ancak, sürekli bu miktara yakın baskı yapılması, yazıcının ömrünü olumsuz etkileyebilir.

İşletmelerdeki baskı hacmi arttıkça, yazıcı ve fotokopi makinelerinin hızı önemli hale gelmektedir. Fotokopi ve yazıcıların hızı ile satın alma maliyeti doğru orantılıdır. Hız ihtiyacınızı belirleyecek olan, baskı hacminizdir. Örneğin; aylık baskı hacminiz 0-5000 sayfa arası ise, giriş seviyesindeki cihazlar yeterli olacaktır.

Dolum tonerlerde kullanılan toner zerreciği, orijinal tonerle aynı kalitede olmamakla beraber kartuş sıfırlanmadığından, kalite düşecek ve makinenin zarar görme ihtimali artacaktır. Kartuş içindeki bıçak, karıştırıcı gibi parçalar değişmediği için renk kalitesi düşecek ve lekeli baskı ihtimali artacaktır. Baskı maliyetini düşürmek için kullanılan dolum tonerler, cihaz ömrünü azaltmaktadır.

A3 yazıcılar, daha karmaşık ve hassas bir yapıya sahip olduklarından, muadil tonerlerin kullanımı bu cihazların iç bileşenlerine zarar verebilir. Orijinal tonerler, yazıcının mekanizmalarıyla tam uyumlu olacak şekilde üretilmiştir, bu da cihazın ömrünü uzatır. Muadil tonerler ise bu uyumu sağlamada yetersiz kalabilir, yazıcının erken arızalanmasına veya performansının düşmesine yol açabilir.

Muadil tonerler, daha düşük üretim standartlarına sahip olabilir ve bu nedenle yazıcıda sızıntı yapma olasılığı daha yüksektir. Toner sızıntısı, hem baskı kalitesini olumsuz etkileyebilir hem de yazıcının iç bileşenlerine zarar verebilir, ayrıca yazıcının temizlenmesi ve bakımı için ek maliyetler yaratabilir.

Orijinal toner kullanılmadığında, yazıcının garantisi geçersiz hale gelebilir. Ayrıca, orijinal tonerlerin kullanımına dayalı olarak verilen servis desteği, muadil toner kullanımı durumunda kısıtlanabilir.

Bu nedenlerden dolayı, A3 yazıcılarda en iyi performans ve en uzun cihaz ömrü için orijinal tonerlerin kullanılması önerilir.

Bir yazıcı, fotokopi makinesi veya çok işlevli bir cihazın kullanımına dayalı bir hizmet sözleşmesidir. Bu anlaşma kapsamında, işletme cihazın her bir baskı veya kopya için belirli bir ücret öder. Anlaşma genellikle şu unsurları içerir:

• Baskı/Kopya Maliyeti: Her bir baskı veya kopya için sabit bir ücret belirlenir. Bu ücret, siyah-beyaz ve renkli baskılar ve A3/ A4 için farklı olabilir.
• Bakım ve Destek Hizmetleri: Anlaşma genellikle yazıcının bakımını, onarımını ve gerektiğinde yedek parça veya toner/mürekkep teminini de kapsar. Bu hizmetler kopya başı maliyete dahil olabilir.
• Sarf Malzemeleri: Toner, mürekkep, drum gibi sarf malzemeleri anlaşma kapsamında sağlanabilir. Bu malzemelerin temini genellikle servis sağlayıcı tarafından yapılır ve kopya başı ücrete dahil edilir.
• Öngörülebilir Maliyetler: Kopya başı anlaşma, baskı maliyetlerini kontrol altında tutarak öngörülebilir hale getirir. Bu, işletmeler için bütçeleme ve maliyet yönetimi açısından avantaj sağlar.

Bu tür bir anlaşma, özellikle yüksek baskı hacmine sahip işletmeler için maliyet etkin bir çözüm sunar ve cihazın bakım ve sarf malzemeleriyle ilgili sorumlulukları servis sağlayıcıya devredersiniz.

Yazıcı kiralama, bir işletmenin ya da bireyin bir yazıcıyı satın almak yerine belirli bir süre için kiraladığı bir hizmet modelidir. Bu model, özellikle işletmeler için çeşitli avantajlar sunar. Yazıcı kiralama hizmeti genellikle şu unsurları içerir:

• Kiralama süresi boyunca yazıcı, kiralayan tarafın kullanımına sunulur. Bu süre bir yıldan birkaç yıla kadar değişebilir.
• Yazıcı kiralama anlaşmaları genellikle bakım, onarım ve teknik destek hizmetlerini kapsar. Kiralayan taraf, yazıcının arızalanması (kullanıcı hatası yok ise) veya sarf malzemelerinin tükenmesi durumunda ek bir ücret ödemeden servis alabilir.
• Kiralama anlaşmaları, toner, mürekkep, drum gibi sarf malzemelerinin teminini de içerir. Bu malzemeler genellikle kopya başı ücrete dahil olur.
• Kiralama, büyük bir sermaye yatırımı yapmadan, aylık sabit bir ödeme planıyla yazıcı kullanmayı sağlar. Bu, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için cazip olabilir çünkü bütçeleme ve maliyet yönetimi daha öngörülebilir hale gelir.

–  Satın alma maliyetinden kaçınarak sermayenin diğer alanlarda kullanılmasına imkan verir.

–  Bakım ve sarf malzemeleri KOBAS ile kira maliyetine dahil olduğundan, ekstra masraflar için endişelenmeye gerek kalmaz.

–  Arızalar veya sorunlar durumunda hızlı teknik destek alarak iş kesintilerini minimize eder.

Yazıcı kiralama, işletmelerin baskı ihtiyaçlarını esnek ve maliyet etkin bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir çözümdür.